L’association OÏKOS recrute un/e chargé/e d’accueil – secrétaire en CDI

OFFRE D’EMPLOI

 

L’association OÏKOS recrute

un/e chargé/e d’accueil – secrétaire en CDI

pour la Maison de Quartier Gilberte Marin-Moskovitz, à Belfort

agréée Centre social par la Caisse d’Allocations Familiales du Territoire de Belfort

 

Cadre général de l’emploi : 

OÏKOS est une association Loi 1901 créée à l’automne 2016. Depuis le printemps 2017, elle porte 7 centres culturels et sociaux et maisons de quartier belfortains, agréés « centre social ». Actuellement, l’association compte 3 100 adhérents et 45 salariés. Intervenant au sein de la Maison de Quartier Gilberte Marin-Moskovitz, vous êtes chargé/e de missions d’accueil et de secrétariat. Vous intervenez sous la responsabilité hiérarchique de la directrice du centre et vous travaillez en coordination avec les autres salariés intervenant dans celui-ci.

Missions : 

  • Accueil physique et téléphonique du public
  • Orientation du public vers les autres salariés du centre, au besoin
  • Connaissance du réseau partenarial local et orientation des usagers vers les partenaires, au besoin
  • Réalisation des adhésions et des inscriptions aux différentes activités portées par le centre sur le logiciel NOE (en ce qui concerne l’Accueil de Loisirs Sans Hébergement en collaboration avec le-a directeur-trice de celui-ci)
  • Gestion du courrier (enregistrement, tri, distribution et envoi)
  • Gestion administrative des instances du centre (conseil de centre et assemblée des adhérents du centre)
  • Tenue à jour du planning des salles du centre
  • Rédaction des conventions de location et de mise à disposition des salles du centre
  • Suivi de stocks, recueil des besoins d’achats de l’ensemble des salariés du centre, gestion des approvisionnements et suivi des commandes
  • Recueil d’informations sur les besoins en maintenance et en travaux dans le centre puis, après validation de sa directrice, prise de contact avec les intervenants concernés
  • Préparation des fiches de liaison mensuelles des salariés du centre, sous la supervision de sa directrice
  • Collecte et transmission à l’assistant ressources humaines-paie de l’association des justificatifs nécessaires à la réalisation de la paie et à la gestion des ressources humaines (arrêts maladie, demandes de congés payés validées, justificatifs de transport…)
  • Gestion de l’affichage et de la présentation de l’ensemble des supports d’information « papier »
  • Suivi et transmission des horaires des cyber-médiateurs
  • Suivi des heures d’accueil réalisées dans le cadre de l’Accueil Collectif de Mineurs et transmission à la directrice du centre
  • Vérification des données relatives à l’Accueil Collectif de Mineurs, puis facturation et gestion des règlements
  • Suivi des impayés de l’Accueil Collectif de Mineurs et information trimestrielle de la directrice du centre
  • Préparation des remises de chèques et des remises d’espèces
  • Vérification des factures reçues et préparation des paiements
  • Suivi et gestion de la caisse et tenue à jour du journal de caisse
  • Classement des pièces comptables
  • Transmission bimensuelle des pièces comptables du centre à la comptable de l’association
  • Tenue de la revue de presse 
  • Classement et archivage
  • Réalisation de photocopies, d’impressions et de scans pour les usagers du centre
  • Participation à la préparation et à la mise en œuvre des événements d’animation globale portés par le centre
  • Participation à l’accueil des nouveaux salariés du centre et des stagiaires

Profil recherché :

Qualités professionnelles requises :

  •  Maîtrise des techniques d’accueil et de communication
  • Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
  • Sens de l’organisation, capacité à gérer son temps et à planifier son travail, capacité à prioriser et à s’adapter aux situations d’urgence
  • Capacités rédactionnelles
  • Posture professionnelle, distance adaptée à l’égard des usagers du centre, de ses bénévoles, de ses partenaires et des autres salariés de celui-ci
  • Ecoute active
  • Rigueur
  • Esprit de synthèse
  • Aisance orale
  • Capacité à argumenter face aux usagers et à gérer les situations de tension
  • Capacité à prendre de la distance par rapport aux situations rencontrées
  • Capacité à travailler en équipe
  • Capacité à prendre des initiatives
  • Discrétion professionnelle
  • Capacité d’adaptation et polyvalence

Qualification et expérience souhaitées : 

  • Niveau 5 (ancien niveau III) en gestion administrative
  • Permis B et PSC1 appréciés
  • Une expérience dans une fonction de gestion administrative dans un centre social sera un atout pour la candidature

Conditions d’emploi :

 Contrat : CDI à temps partiel (28 heures par semaine) Convention Collective : CCN des acteurs du lien social et familial Emploi-repère : Secrétaire

Statut : Non cadre

Horaires de travail : Les horaires sont susceptibles de modification en fonction des besoins du service

Lieux de travail : Maison de Quartier Gilberte Marin-Moskovitz, 23 rue de Strasbourg à BELFORT, antenne de la maison de quartier à Bougenel, et tout autre lieu où pourront se dérouler des réunions et des animations

Dossier de candidature :

 Il devra impérativement comporter un curriculum vitae détaillé et une lettre de motivation.

Il devra être transmis pour le vendredi 29 octobre 2021 par mail uniquement à l’attention de Madame Amélie TEYSSIEUX, Directrice générale d’OÏKOS (asso.csc.belfort@gmail.com), et de Madame Bouchra HATMI, Directrice de la Maison de Quartier Gilberte Marin-Moskovitz (directionmqjj@gmail.com).

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